北京大学餐饮中心

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【精细化管理心得】建立中心低耗品库，完善统一配送服务

日期： 2014-05-13 信息来源：餐饮中心

——实现集中采购统一管理
餐饮中心运行保障室副主任刘元

低值易耗品是指劳动生产资料中单位价值在1000元以下或使用时间比较短的物品，不足为建立固定资产的，重复使用且能够独立发挥其作用的物品。

多年来餐饮中心各食堂（部门）所使用的低值易耗品，一直没有实现统一采购。对使用量较大的、通用物品基本由生产供应部统一采购，按照需求进行配送。对各食堂（部门）根据需求所提出的特殊物品都是自行采购，没有统一的供货商，各食堂（部门）所购低值易耗品的品牌、种类各异，即使同类物品价格也各不相同；对这些物品的分散采购也消耗了食堂管理者大量的时间和精力。

为推进中心资产管理的规范化、制度化建设，不断挖掘资产管理的潜力，发挥低耗物品的最大使用效益。2013年初中心领导要求运保室负责建立低值易耗品库，实现集中采购统一管理。低值易耗品存在价值低、品种多、数量大、易损耗的特点，所以管理难度比较大。在筹建的整个过程中，中心领导给予我们全力支持，使得这项工作得以顺利的进展。

凡事预则立，不预则废。在做这项工作之前我们首先制定了比较完善的工作方案：

① 制定表格方便各食堂（部门）将使用的低值易耗品按分类填写。

② 深入各食堂（部门）进行实地调研，作为实施计划管理的重要依据。

③ 在中心领导的支持下，选定独立库房地址。

④ 选择适合的、有责任心的库房保管员进行培训。

⑤ 配置库房必要设备：计算机（安装物流软件）、打印机、货架等等。

⑥ 对低值易耗品的价格、质量等方面进行全面考察，制定招标文件进行公示。

⑦ 按程序进行招标，由中心招标小组成员集体投票决策，选择合格供货商。

⑧ 试运行期间先提供部分通用商品，发现问题及时调整、逐步完善。

运保室在筹备中心低值易耗品库时进行了多次论证，及时将论证结果汇报中心领导。食堂使用的低值易耗品种类繁多，型号各异，通过对各个食堂（部门）的深入调研，我们将所有食堂通用的物品种类进行分析归类，在满足使用功能的情况下进行合并。如食堂使用最杂的塑料筐，各种颜色、各种尺寸，当时统计下来就有40余种，经与食堂反复沟通，对相近的尺寸进行了合并，将塑料筐的颜色进行了统一，现在缩减至十几种。在质监室领导的协助下，我们对食堂使用的锅、刀、菜墩进行了规格统一。我们对北京锦绣大地、新发地、回龙观城北市场等几个比较大的厨杂用品集散地进行了详细调研，对每个市场都至少考察了3家以上的供货商，再综合实际情况从每个市场选择一家品种全、质量好的供货商进行重点考察。招标工作完成后我们编制了北京大学餐饮中心低值易耗品采购合同，请律师进行审核，在确定无误后与供货商签订了供货协议。

这项工作从筹建到运行历时100天。为了能确保顺利运行，我们对可能会发生的问题都逐一进行了论证。比如在运行前采购部原库房还有60余个品种、23616.35元的库存物品，需要转入中心低耗库房，因供货商不同、品牌及价格不同无法直接转入系统。我们想办法设计了纸质临时出库单，对原始库存进行单独出库，单独核算。原始库存虽然总金额不大，但是品种繁多，统计起来极为繁琐。在中心领导、各食堂的支持和我们的共同努力下，原始库存于2013年11月底清库，做到了100%准确。中心低值库现在通用物品分为6大类：分别为炊具厨具类、清洁物品类、劳保物品类、维修物品类、办公用品类、其它物品类，共有535个品种。从2013年6月10日起正式运行，到2014年3月10日入库总金额为654277.00元，出库总金额为581919.94元。为满足各食堂（部门）对系统中通用物品之外的特殊物品的实际需求，按照财务要求，我们制定了《中心低值库外（特殊需求）物品申购程序》及《中心低值库外（特殊需求）物品申请表》，于2014年1月1日执行。

运保室安排在每周二、四两个上午为中心各食堂（部门）配送低值易耗物品，但食堂如果有特殊需求，我们都会临时安排配送，尽力满足需求、做好服务。对工作中遇到的问题，我们首先为食堂着想，耐心和对方沟通，及时化解矛盾。中心低值库采用飞信订货方式，方便快捷、有据可查，又可控制供货商的送货时间。为了保证库存的准确性，我们每周至少盘库一次，虽然低值易耗物品品种多、数量大，我们必须做到每次盘库的准确率达到100%。

中心低值库从试运行到现在已经有8个多月的时间，以中心领导提出的精细化管理要求作为管理原则，运保室先后制定了《中心低值易耗品管理办法》、《库房保管员岗位职责》、《刀具使用规范》等等。

我们严格执行统一供货、统一商品种类、统一规格尺寸、统一价格、统一配送。节约了各食堂（部门）分散采购的运营成本，从原来的五家供货商集中到一家负责厨杂物品，另一家负责办公用品，质量上严格把关，真正实现了集中采购统一管理。特别是统一配送服务，为食堂带来极大的方便，减少了用人成本，能够让食堂经及部门负责人把更多的精力放在办好食堂伙食管理上。

低耗品物流系统会形成一套完整可查的统计数据，可以为中心领导决策提供相关依据，我们会实时听取各食堂（部门）的建议，更加完善中心低耗品库房的管理工作。

运行保障室刘元

2014年4月2日